Mapowanie procesów biznesowych

Do mapowania procesów biznesowych można wykorzystać różnorodne narzędzia, które różnią się funkcjonalnością i stopniem zaawansowania. W Sigla Consulting stosujemy narzędzie z metodologii Lean Managemsnt. Poniżej krótki opis tych najbardziej przydatnych i najczęściej stosowanych w praktyce. Oczywiście wybór odpowiedniego narzędzia zależy od skali organizacji i celów mapowania.

• VSM (Value Stream Mapping). VSM, czyli mapowanie strumienia wartości, to jedno z najważniejszych narzędzi Lean. Pozwala zobrazować całościowy przepływ wartości w procesie – od dostawców po klienta końcowego. VSM identyfikuje miejsca generujące wartość, jak i te, które przyczyniają się do marnotrawstwa (np. nadprodukcji, opóźnień, zbędnych zapasów).
• Korzystając z VSM, organizacja może opracować aktualny stan procesu oraz zaprojektować mapę stanu docelowego, co pomaga w planowaniu optymalizacji krok po kroku. To narzędzie sprawdza się zwłaszcza w analizie procesów produkcyjnych i logistycznych.
• SIPOC. SIPOC to proste i uniwersalne narzędzie, które koncentruje się na pięciu kluczowych elementach procesu: dostawcach (Suppliers), wejściach (Inputs), procesie (Process), wyjściach (Outputs) oraz klientach (Customers). Diagram SIPOC pomaga jasno zdefiniować granice procesu i kluczowe elementy, co jest szczególnie przydatne na początku mapowania.
• Stosuje się go, aby zobaczyć „duży obraz” procesu i zidentyfikować obszary, które wymagają dalszej analizy. Dzięki swojej prostocie narzędzie to jest użyteczne w niemal każdej branży.
• Swimlane Diagram. Swimlane, czyli diagram „torów pływackich”, to narzędzie, które pozwala na precyzyjne zobrazowanie, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu. Każdy „tor” na diagramie reprezentuje inną jednostkę organizacyjną, zespół lub funkcję, co umożliwia lepsze zrozumienie, gdzie mogą pojawiać się opóźnienia, duplikacje działań lub problemy komunikacyjne. Swimlane jest szczególnie pomocne w procesach wielodziałowych, gdzie kluczowe jest przypisanie odpowiedzialności za różne zadania w procesie.
• Makigami. Makigami to bardziej szczegółowe narzędzie mapowania procesów, które skupia się na analizie każdego etapu przepływu pracy, pod kątem czasu trwania, działań wartościowych oraz tych, które nie przynoszą wartości dodanej. Makigami pozwala dokładnie zidentyfikować wszystkie kroki w procesie oraz zmierzyć ich efektywność.

To narzędzie stosuje się często w procesach administracyjnych lub usługowych, gdzie trudno jest bezpośrednio zaobserwować marnotrawstwo. Dzięki Makigami firma może precyzyjnie określić miejsca wymagające usprawnień.