Cztery najlepsze metody mapowania procesów, cz. 2: Makigami i Swimlane.

W tym artykule omówimy dwie kolejne metody wykorzystywane do mapowania procesów biznesowych tj. Makigami oraz Swimlane. Dzięki nim możemy przeprowadzić analizę obecnych procesów oraz zaprojektować procesy docelowe. W artykule przeanalizujemy kroki mapowania procesów, kluczowe elementy oraz korzyści i ograniczenia tych metod. Przypominam, że dwie inne metody (VSM i SIPOC) mapowania procesów omówiliśmy w cz. 1 artykułu. Natomiast wprowadzenie do mapowanie procesów znajdziesz w naszym pierwszym artykule na ten temat tutaj. Dodatkowo zapraszam również do pobrania arkusza z kalkulatorem. Dzięki niemu będziesz mógł samodzielnie, odpowiedzieć sobie na pytanie, która metoda jest najlepiej dopasowana dla Twojej organizacji.

Spis treści:

• Metody mapowanie procesów: Makigami.
• Metody mapowanie procesów: Swimlane.
• Podsumowanie.

Metody mapowania procesów: Makigami.

Definicja i cel Makigami.

Makigami to japońskie słowo oznaczające „zwijany papier” – co oddaje istotę tej metody. Czyli rozwijamy swój zwój papieru, na którym widzimy cały proces od początku do końca.

Makigami to wizualna technika mapowania procesów, która pozwala na szczegółowe przedstawienie złożonych procesów biznesowych, zwłaszcza tych przebiegających przez różne działy lub funkcje w organizacji. Celem Makigami jest stworzenie kompleksowego obrazu procesu, który uwzględnia nie tylko sekwencję działań. Dodatkowo prezentuje również przepływ informacji, zaangażowane osoby i działy, oraz czas trwania poszczególnych etapów.

Co czyni Makigami wyjątkowym? To jego zdolność do ujawniania „ukrytych” aspektów procesu. Na przykład takich jak opóźnienia, dublowanie się zadań czy nieefektywna komunikacja między działami. Dzięki temu możesz zidentyfikować obszary wymagające usprawnienia i znaleźć możliwości optymalizacji, które mogłyby umknąć przy użyciu tradycyjnych metod mapowania.

Mapowanie procesów – kiedy używać Makigami?

Zastanawiasz się, kiedy sięgnąć po Makigami do mapowania procesów? Oto kilka sytuacji, w których ta metoda sprawdzi się doskonale:

1. Gdy masz do czynienia ze złożonymi, między działowymi procesami. I tak jeśli Twój proces angażuje wiele osób z różnych działów, Makigami pomoże Ci zobaczyć, jak te wszystkie elementy ze sobą współgrają (lub nie).
2. Przy analizie procesów administracyjnych lub usługowych. Makigami świetnie sprawdza się w przypadku procesów, które nie są liniowe i mają wiele punktów decyzyjnych.
3. Gdy chcesz zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności. Makigami pozwala na dokładne zmierzenie czasu trwania poszczególnych etapów, co ułatwia znalezienie miejsc, gdzie proces się zatrzymuje lub spowalnia.
4. Przy planowaniu dużych zmian organizacyjnych. Po pierwsze Makigami, może pomóc w zrozumieniu, jak proponowane zmiany wpłyną na cały proces. Ponadto, uwzględnia ona wszystkie zaangażowane strony, co umożliwia lepszą ocenę skutków wprowadzanych modyfikacji.
5. Gdy potrzebujesz zaangażować wielu interesariuszy. W takim przypadku tworzenie mapy Makigami to świetna okazja do zebrania wszystkich zaangażowanych osób i wspólnego omówienia procesu.

Kluczowe elementy Makigami.

Teraz, gdy już wiesz, czym jest Makigami i kiedy go używać do mapowania procesów, przyjrzyjmy się jego kluczowym elementom:

1. Oś czasu: To podstawa Twojej mapy. Na osi poziomej zaznaczasz kolejne kroki procesu, co pozwala zobaczyć, ile czasu zajmuje cały proces i poszczególne etapy.
2. Funkcje lub działy: Na osi pionowej umieszczasz różne funkcje lub działy zaangażowane w proces. Dzięki temu od razu widać, kto jest odpowiedzialny za dane działanie.
3. Kroki procesu: To serce Twojej mapy. Każdy krok mapowanego procesu jest reprezentowany przez karteczkę (najlepiej samoprzylepną, żebyś mógł łatwo wprowadzać zmiany), umieszczoną w odpowiednim miejscu na mapie.
4. Przepływ informacji: Strzałki łączące poszczególne kroki pokazują, jak informacje przepływają między różnymi etapami i działami.
5. Czas trwania: Przy każdym kroku zaznaczasz, ile czasu on zajmuje. W rezultacie możesz zidentyfikować etapy, które trwają nieproporcjonalnie długo.
6. Problemy i możliwości: Używaj różnych kolorów lub symboli, aby oznaczyć miejsca, gdzie pojawiają się problemy lub gdzie widzisz potencjał do usprawnień.
7. Dane ilościowe: Możesz dodać informacje o kosztach, liczbie błędów czy innych istotnych wskaźnikach dla każdego etapu.

Pamiętaj, że kluczem do skutecznego wykorzystania Makigami jest zaangażowanie wszystkich uczestników procesu w tworzenie mapy procesu. Po pierwsze nie tylko zapewni Ci to dokładny obraz sytuacji. Pnadto pomoże zbudować wspólne zrozumienie procesu i potrzeby jego usprawnienia.

Makigami może wydawać się na początku skomplikowane, ale gdy już zaczniesz z nim pracować, zobaczysz, jak użytecznym narzędziem może być w Twoich rękach. Podsumowując, jest jak patrzenie na proces przez lupę – nagle widzisz wszystkie detale, które wcześniej umykały Twojej uwadze.

Mapowanie procesów – kroki tworzenia Makigami.

Tworzenie mapy procesów Makigami to proces, który wymaga zaangażowania i współpracy całego zespołu. Oto jak to zrobić krok po kroku:

1. Przygotowanie: Zbierz zespół i materiały. Potrzebujesz dużego arkusza papieru (najlepiej rolki), kolorowych karteczek samoprzylepnych i markerów. Pamiętaj, że Makigami to metoda „hands-on” – im więcej osób zaangażujesz, tym lepiej!
2. Zdefiniowanie granic procesu: Ustal jasno początek i koniec procesu, który będziecie mapować. To kluczowe, aby nie zagubić się w szczegółach.
3. Identyfikacja uczestników procesu: Wypisz wszystkie działy i osoby zaangażowane w proces. Następnie umieść je w kolumnie po lewej stronie arkusza.
4. Mapowanie kroków procesu: Teraz zaczyna się prawdziwa zabawa! Po pierwsze każdy krok procesu zapisz na osobnej karteczce. Następnie umieść ją w odpowiednim wierszu (dział) i kolumnie (kolejność). Ponadto pamiętaj aby używać różnych kolorów dla różnych typów działań.
5. Dodanie przepływu informacji: Narysuj strzałki pokazujące, jak informacje przepływają między krokami. W efekcie pomoże Ci to zidentyfikować potencjalne problemy komunikacyjne.
6. Pomiar czasu: Dla każdego kroku określ czas jego trwania. W tym celu możesz użyć dwóch miar: czasu przetwarzania i czasu oczekiwania.
7. Identyfikacja problemów: Oznacz miejsca, gdzie pojawiają się opóźnienia, błędy lub inne problemy. Zazwyczaj to świetny moment na burzę mózgów!
8. Analiza i usprawnienia: Przeanalizuj gotową mapę procesu. Przyjrzyj się gdzie są wąskie gardła,  które kroki nie dodają wartości. Ponadto zastanów się jak można usprawnić proces.

Pamiętaj, że mapowanie procesów metodą Makigami to proces iteracyjny. Podsumowując, nie bój się poprawiać i udoskonalać mapę w trakcie pracy!

Mapowanie procesów metodą Makigami – korzyści i ograniczenia.

Jak każde narzędzie, Makigami ma swoje mocne i słabe strony. Przyjrzyjmy się im:

Korzyści:

• Wizualizacja całego procesu, dlatego, że Makigami daje „widok z lotu ptaka” na cały proces, co pomaga zrozumieć jego kompleksowość.
• Identyfikacja marnotrawstwa ponieważ  łatwo zauważyć niepotrzebne kroki, duplikacje czy opóźnienia.
• Współpraca między działowa ponieważ  tworzenie Makigami wymaga współpracy różnych działów, co samo w sobie może być cenne.
• Elastyczność dlatego, że można dostosować poziom szczegółowości do potrzeb, od ogólnego przeglądu po bardzo szczegółową analizę.
• Podstawa do usprawnień ponieważ Makigami nie tylko pokazuje problemy, ale też inspiruje do szukania rozwiązań.

Ograniczenia:

• Czasochłonność ze względu na to, że stworzenie dobrej mapy Makigami wymaga czasu i zaangażowania wielu osób.
• Złożoność szczególnie dla bardzo skomplikowanych procesów, kiedy to mapa może stać się trudna do odczytania.
• Statyczność ponieważ Makigami przedstawia proces w danym momencie, ale nie pokazuje dynamicznych zmian.
• Potrzeba aktualizacji bo aby mapa pozostała użyteczna, musi być regularnie aktualizowana.
• Opór przed zmianą, ważne dla sukcesu użycia ponieważ niektórzy pracownicy mogą być niechętni do ujawniania szczegółów swojej pracy.

Metody mapowania procesów: Swimlane.

Definicja i cel Swimlane.

Wyobraź sobie, że patrzysz na basen olimpijski z lotu ptaka. Widzisz tory pływackie, prawda? Teraz wyobraź sobie, że każdy tor to osobny dział w Twojej firmie. To właśnie jest istota diagramu Swimlane!

Swimlane (dosłownie „tor pływacki”) to metoda mapowania procesów biznesowych, która wizualnie przedstawia przepływ pracy między różnymi działami lub uczestnikami procesu. Każdy „tor” reprezentuje konkretny dział, rolę lub system zaangażowany w proces.

Celem Swimlane jest:

1. Jasne pokazanie, kto jest odpowiedzialny za poszczególne etapy procesu.
2. Identyfikacja punktów, w których proces przechodzi z jednego działu do drugiego.
3. Ujawnienie potencjalnych wąskich gardeł i nieefektywności w przepływie pracy.
4. Ułatwienie komunikacji i współpracy między działami.

Diagram Swimlane pomaga zrozumieć, jak różne części organizacji współpracują ze sobą w ramach danego procesu. To jak oglądanie sztafety pływackiej – widzisz, kto przekazuje pałeczkę i komu.

Mapowanie procesów – kiedy używać Swimlane.

Swimlane jest szczególnie przydatny w następujących sytuacjach:

1. Gdy mapowany proces obejmuje wiele działów lub ról: Jeśli Twój proces przechodzi przez różne działy, Swimlane pomoże Ci zobaczyć, jak te działy ze sobą współpracują (lub nie).
2. Przy analizie odpowiedzialności: Kiedy chcesz jasno określić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne etapy mapowanego procesu.
3. Podczas optymalizacji procesów: Swimlane może pomóc zidentyfikować zbędne kroki, duplikacje zadań lub nieefektywne przekazywanie pracy między działami.
4. Przy wdrażaniu nowych procesów: Używaj Swimlane, aby zaprojektować i zakomunikować nowy proces wszystkim zainteresowanym stronom.
5. W trakcie szkoleń: Swimlane to świetne narzędzie do wyjaśniania nowym pracownikom, jak działa proces i jaka jest w nim ich rola.

Kluczowe elementy Swimlane.

Diagram Swimlane składa się z kilku kluczowych elementów:

1. Tory (Lanes): To poziome lub pionowe pasy reprezentujące różne działy, role lub systemy. Każdy tor pokazuje wszystkie czynności wykonywane przez dany dział w ramach procesu.
2. Etapy procesu: To poszczególne kroki lub zadania w mapowanym procesie, zazwyczaj przedstawiane jako prostokąty lub owale wewnątrz odpowiednich torów.
3. Strzałki przepływu: Pokazują kierunek i sekwencję kroków w procesie. Strzałki przecinające różne tory wskazują na przekazanie odpowiedzialności między działami.
4. Punkty decyzyjne: Zazwyczaj przedstawiane jako romby, pokazują miejsca, w których proces może pójść różnymi ścieżkami w zależności od podjętej decyzji.
5. Start i koniec: Wyraźnie oznaczone punkty rozpoczęcia i zakończenia procesu.
6. Artefakty: Dokumenty, dane lub inne zasoby używane lub tworzone w trakcie procesu.

Pamiętaj, że kluczem do skutecznego wykorzystania Swimlane jest zachowanie prostoty i przejrzystości. Nie próbuj zmieścić całego świata na jednym diagramie – skup się na najważniejszych elementach procesu.

Kroki tworzenia diagramu Swimlane.

Tworzenie diagramu Swimlane może wydawać się skomplikowane, ale spokojnie – przeprowadzę Cię przez ten proces krok po kroku. Oto jak to zrobić:

1. Zidentyfikuj uczestników procesu: Zacznij od określenia, kto jest zaangażowany w proces. To mogą być różne działy, role lub nawet systemy. Każdy z nich będzie miał swój własny „tor pływacki”.
2. Narysuj „tory”: Teraz narysuj poziome lub pionowe pasy reprezentujące każdego uczestnika. Wyobraź sobie, że tworzysz basen olimpijski, gdzie każdy tor należy do innego „pływaka”.
3. Określ początek i koniec procesu: Zaznacz wyraźnie, gdzie proces się zaczyna i gdzie kończy. To jak wyznaczanie linii startu i mety w wyścigu.
4. Mapuj kroki procesu: Umieść każdy krok procesu w odpowiednim „torze”, używając prostokątów lub owali. Pamiętaj, aby umieszczać je w kolejności, w jakiej występują.
5. Dodaj strzałki przepływu: Połącz kroki strzałkami, pokazując, jak proces przechodzi od jednego etapu do drugiego. Jeśli strzałka przechodzi z jednego toru do drugiego, oznacza to, że odpowiedzialność za proces przechodzi do innego uczestnika.
6. Zaznacz punkty decyzyjne: Użyj rombów, aby zaznaczyć miejsca, gdzie proces może pójść różnymi ścieżkami. To jak rozwidlenia na drodze – proces może skręcić w lewo lub w prawo.
7. Dodaj szczegóły: Teraz możesz dodać więcej informacji, takich jak czas trwania każdego kroku, potrzebne zasoby czy potencjalne problemy.
8. Przejrzyj i udoskonal: Na koniec przejrzyj swój diagram. Czy wszystko ma sens? Czy nie brakuje żadnych kroków? Nie bój się go poprawiać – pierwsze podejście rzadko jest idealne.

Mapowanie procesów metodą Swimline – korzyści i ograniczenia.

Jak każde narzędzie, Swimlane ma swoje mocne i słabe strony. Przyjrzyjmy się im:

Korzyści:

• Jasność odpowiedzialności ponieważ Swimlane pokazuje jak na dłoni, kto jest odpowiedzialny za każdy etap mapowanego procesu. Innymi słowy jest jak mapa, która mówi „jesteś tutaj” dla każdego uczestnika.
• Identyfikacja wąskich gardeł bo dzięki niej łatwo zauważyć, gdzie mapowany proces się zatrzymuje lub spowalnia. Inaczej mówiąc jest jak znalezienie korka na autostradzie.
• Usprawnienie komunikacji ze względu na to, że Swimlane pomaga różnym działom zrozumieć, jak ich praca wpływa na innych. Innymi słowy to jak zobaczenie całego ekosystemu, a nie tylko swojego podwórka.
• Optymalizacja procesu ponieważ widząc cały proces, łatwiej zidentyfikować zbędne kroki lub możliwości usprawnienia. To jak patrzenie na mapę i znajdowanie skrótów.
• Szkolenie nowych pracowników dzięki temu, że Swimlane to świetne narzędzie do wyjaśniania, jak działa firma. Inaczej mówiąc jest jak przewodnik „Firma dla opornych”.

Ograniczenia:

• Złożoność ponieważ dla bardzo skomplikowanych procesów diagram może stać się trudny do odczytania. To jak próba narysowania mapy całego świata na jednej kartce.
• Statyczność ze względu na to, że przedstawia proces w danym momencie. Dodatkowo nie pokazuje, jak zmienia się on w czasie. To jak zdjęcie, a nie film.
• Czas tworzenia ponieważ stworzenie dokładnego diagramu Swimlane może być czasochłonne. To jak układanie bardzo dużych puzzli.
• Skupienie na strukturze z uwagi na to, ze Swimlane koncentruje się na strukturze procesu,. Z tego względu może nie uchwycić nieformalnych interakcji lub kultury organizacyjnej. To jak patrzenie na szkielet, a nie na całe ciało.
• Potrzeba aktualizacji co oznacza, że aby diagram pozostał użytecznym, musi być regularnie aktualizowany. Inaczej mówiąc  jest jak mapy Google – muszą być na bieżąco, inaczej zaprowadzą Cię donikąd.

Mapowanie procesów – podsumowanie.

Makigami, ze swoim japońskim rodowodem, to jak detektyw w świecie procesów – wyciąga na światło dzienne te wszystkie ukryte opóźnienia, dublujące się zadania i komunikacyjne wpadki, o których istnieniu nawet nie wiedzieliśmy. Z kolei Swimlane to taki organizator procesów – jasno pokazuje, kto za co odpowiada, gdzie mogą pojawić się zatory i jak usprawnić komunikację między działami.

Obie metody mapowanie procesów biznesowych mają swoje mocne strony, ale też pewne ograniczenia. Makigami może być czasochłonne, a Swimlane czasem zbyt upraszcza złożone procesy. Ale używane razem? To jak połączenie Sherlocka Holmesa z Marie Kondo – detektywistyczna precyzja spotyka się z organizacyjnym geniuszem!

Pamiętajmy jednak, że to tylko narzędzia. Prawdziwa magia dzieje się wtedy, gdy używamy ich mądrze, angażując ludzi i nie tracąc z oczu głównego celu – ciągłego doskonalenia naszych procesów.

Jeżeli chcesz pogłębić swoją wiedzę na temat opisywanych w artykule metod mapowania procesów poniżej znajdziesz linki do materiału na YouTube poruszające ten temat w sposób rozszerzony. Natomiast tutaj znajdziesz przykład z praktycznego użycia metody Makigami a tutaj metody Swimline. Powodzenia.