W tym artykule omówimy dwie metody mapowania procesów biznesowych tj. VSM (Value Stream Mapping) oraz SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer). Dzięki nim możemy przeprowadzić analizę obecnych procesów oraz zaprojektować procesy docelowe. Dodatkowo przeanalizujemy kroki tworzenia, kluczowe elementy oraz korzyści i ograniczenia tych metod mapowania procesów. Artykuł omawiający wstępnie jak wykonać mapowanie procesów biznesowych znajdziesz w innym wpisie na blogu.
Dodatkowo zapraszam również do pobrania arkusza z kalkulatorem. Dzięki niemu będziesz mógł samodzielnie, odpowiedzieć sobie na pytanie, która metoda jest najlepiej dopasowana dla Twojej organizacji.
Spis treści:
- Metody mapowania procesów: VSM (Value Stream Mapping)
- Metody mapowania procesów: SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer)
- Podsumowanie
Metody mapowania procesów: VSM (Value Stream Mapping).
Definicja i cel VSM.
VSM to metoda mapowania procesów, która służy do wizualizacji i analizy wszystkich kroków w procesie, od zamówienia do dostarczenia produktu lub usługi do klienta. Dzięki temu VSM pozwala na identyfikację i eliminację marnotrawstwa, co prowadzi do zwiększenia efektywności procesów. W rezultacie dzięki mapowaniu strumienia wartości można zobaczyć, gdzie dodawana jest wartość, a gdzie występują nieefektywności. Przede wszystkim umożliwia ciągłe doskonalenie procesów.
Kiedy używać VSM jako metody mapowania procesów.
VSM jest szczególnie przydatne w następujących sytuacjach:
- Gdy chcemy uzyskać całościowy obraz procesu lub strumienia wartości, od początku do końca.
- Przy rozpoczynaniu projektów usprawniających, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
- Gdy potrzebujemy zrozumieć i zoptymalizować przepływ materiałów i informacji w organizacji.
- Przy wprowadzaniu nowych produktów lub usług, aby zaprojektować efektywny proces od samego początku.
- W przypadku złożonych procesów z wieloma etapami i zaangażowanymi działami.
- Gdy chcemy zidentyfikować i wyeliminować marnotrawstwo w procesach.
- Przy próbach skrócenia czasu realizacji zamówień lub poprawy jakości obsługi klienta.
Podsumowując, VSM sprawdza się zarówno w produkcji, jak i w usługach, wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia ze strumieniem wartości. Pamiętaj, VSM to nie jest jednorazowa akcja. Przede wszystkim to narzędzie do ciągłego doskonalenia. Dlatego używaj go regularnie, a zobaczysz, jak Twoja firma staje się coraz bardziej efektywna.
I jeszcze jedno, VSM jako metoda mapowania procesów nie jest zarezerwowane tylko dla wielkich korporacji. Równie skutecznie możesz go użyć w małej firmie, w dziale IT, a nawet w planowaniu własnego ślubu (serio, niektórzy to robią!).
Kroki tworzenia VSM.
Value Stream Mapping (VSM) to metoda, który wymaga starannego planowania i realizacji. Oto kroki, które należy podjąć, aby skutecznie stworzyć mapę strumienia wartości:
Przygotowanie.
- Zdefiniowanie celu i zakresu: Określ, jaki proces lub strumień wartości chcesz mapować. Następnie zidentyfikuj kluczowe cele, takie jak redukcja marnotrawstwa, skrócenie czasu cyklu czy poprawa jakości.
- Zebranie zespołu: Zbierz interdyscyplinarny zespół, który będzie pracować nad mapowaniem. Dodatkowo upewnij się, że w skład zespołu wchodzą osoby z różnych działów, które mają wiedzę na temat procesu.
- Zbieranie danych: Zbierz szczegółowe dane dotyczące procesu, takie jak czasy cyklu, poziomy zapasów, przepływy materiałów i informacji. Pamiętaj, że dane te są kluczowe do stworzenia dokładnej mapy.
Tworzenie mapy.
- Rysowanie mapy stanu obecnego: Stwórz wizualną reprezentację aktualnego procesu. Użyj standardowych symboli VSM, aby przedstawić wszystkie kroki, przepływy materiałów i informacji, czasy cyklu, zapasy itp. Dzięki temu mapa stanu obecnego pozwoli zidentyfikować marnotrawstwo i wąskie gardła.
- Analiza mapy stanu obecnego: Przeanalizuj mapę, aby zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy. Skup się na eliminacji marnotrawstwa i usprawnieniu przepływu wartości. Co ważne popatrz na mapę zadając sobie pytania: Gdzie tracimy najwięcej czasu? Które kroki nie dodają wartości dla klienta? Gdzie marnujemy zasoby?
- Projektowanie mapy stanu przyszłego: Na podstawie analizy stanu obecnego, zaprojektuj optymalny proces, który eliminuje marnotrawstwo i poprawia efektywność. W rezultacie mapa stanu przyszłego powinna przedstawiać docelowy przepływ wartości po wprowadzeniu usprawnień. Co ważne, wszędzie tam gdzie to możliwe, warto stosować zasadę one-piece-flow, czyli po wykonaniu zadania przez jedną osobę produkt jest natychmiast przekazywany na kolejny etap do kolejnej osoby/stanowiska pracy/maszyny produkcyjnej. W rezultacie obieg i dostarczenie Klientowi zamówionego produktu jest znacząco szybsze.
W kolejnym etapie przeprowadzamy wdrożenie mapy stanu przyszłego. Poruszymy to zagadnienie w kolejnych artykułach z uwagi na jego wagę i konieczność przeprowadzenia organizacji przez cały proces zmiany.
Tutaj zasygnalizujemy jedynie, że etap ten składa się z:
- przygotowania planu wdrożenia,
- samego wdrożenia,
- oraz monitorowania efektów i skutków wdrożenia.
Kluczowe elementy VSM.
- Mapa stanu obecnego: Szczegółowe odwzorowanie aktualnego procesu, zawierające wszystkie kroki, przepływy materiałów i informacji, czasy cyklu, zapasy, itp. To punkt wyjścia do analizy i usprawnień.
- Analiza wartości dodanej: Identyfikacja czynności dodających wartość z perspektywy klienta oraz tych, które są marnotrawstwem (jap. muda). Pozwala to skupić się na eliminacji działań niedodających wartości.
- Mapa stanu przyszłego: Wizualizacja docelowego, zoptymalizowanego procesu po wdrożeniu usprawnień. Stanowi cel, do którego dążymy.
- Metryki i wskaźniki: Kluczowe miary procesu, takie jak czas taktu, czas cyklu, poziomy zapasów, efektywność, itp. Umożliwiają one obiektywną ocenę procesu.
Korzyści i ograniczenia VSM jako skutecznej metody mapowania procesów.
Value Stream Mapping (VSM) przynosi wiele korzyści organizacjom, ale ma też pewne ograniczenia:
Korzyści:
- Zapewnia całościowy obraz procesu, uwidaczniając przepływ materiałów i informacji.
- Pomaga zidentyfikować i wyeliminować marnotrawstwo w procesach.
- Ułatwia zrozumienie zależności między różnymi etapami procesu.
- Wspiera podejmowanie decyzji opartych na danych.
- Angażuje pracowników z różnych działów, promując współpracę.
- Umożliwia wizualizację stanu obecnego i przyszłego, co ułatwia planowanie usprawnień
Ograniczenia:
- Może być czasochłonne i wymagać znacznych zasobów, szczególnie w przypadku złożonych procesów.
- Wymaga dokładnych danych, które nie zawsze są łatwo dostępne.
- Przedstawia statyczny obraz procesu, co może nie odzwierciedlać dynamicznych zmian.
- Skuteczność zależy od umiejętności i doświadczenia osób tworzących mapę.
- Może być trudne do zastosowania w procesach o wysokiej zmienności lub niestandardowych.
- Wymaga zaangażowania i wsparcia kierownictwa dla skutecznego wdrożenia usprawnień.
Mimo tych ograniczeń, VSM pozostaje potężnym narzędziem w arsenale Lean, oferującym cenny wgląd i możliwości optymalizacji procesów biznesowych.
Pod linkami poniżej znajdziesz przykłady z zastosowania w praktyce metody VSM w branży finansowej oraz w przemyśle. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej polecam książkę „The Complete Lean Enterprise: Value Stream Mapping for Office and Administrative Processes” – Drew Locher, Beau Keyte. Jest ona uważana za jedno z najlepszych źródeł na temat mapowania strumienia wartości w procesach biurowych i administracyjnych. Autorzy szczegółowo omawiają, jak zastosować VSM w tych kontekstach, co czyni ją nieocenioną dla osób pracujących w środowiskach usługowych.
Metody mapowania procesów: SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer).
Definicja i cel SIPOC.
SIPOC to narzędzie mapowania procesów, które pomaga zrozumieć i dokumentować kluczowe elementy procesu na wysokim poziomie. Nazwa SIPOC pochodzi od pierwszych liter angielskich słów:
- Suppliers (Dostawcy),
- Inputs (Wsad),
- Process (Proces),
- Outputs (Produkty),
- Customers (Klienci).
Celem SIPOC jest zapewnienie jasnego zrozumienia wszystkich elementów procesu przed jego szczegółową analizą. Dzięki SIPOC możemy szybko zidentyfikować, kto i co dostarcza do procesu, jaki jest to input, jakie działania składają się na proces, co na wyjściu jest efektem tych działań oraz kto jest odbiorcą tych efektów. W rezultacie jest to narzędzie szczególnie przydatne na wczesnych etapach projektów usprawniających, gdy potrzebujemy ogólnego obrazu procesu.
Kiedy używać SIPOC do metody mapowania procesów.
SIPOC jest użyteczne w wielu sytuacjach, zwłaszcza gdy:
- Rozpoczynasz nowy projekt: SIPOC pomaga w szybkim zrozumieniu kluczowych elementów nowego procesu, co jest niezbędne do jego skutecznego zarządzania.
- Analizujesz istniejący proces tylko dla wycinka strumienia wartości, a nie dla całego procesu E2E: SIPOC pozwala na szybkie zidentyfikowanie głównych składników procesu, co ułatwia jego analizę i identyfikację obszarów do poprawy.
- Wdrażasz zmiany w procesie: SIPOC jest pomocne w dokumentowaniu zmian i komunikowaniu ich wszystkim zainteresowanym stronom.
- Potrzebujesz zrozumieć zależności: SIPOC pomaga zrozumieć, jak różne elementy procesu są ze sobą powiązane, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania procesem.
- Chcesz poprawić komunikację: SIPOC ułatwia komunikację między różnymi działami i zespołami, zapewniając wspólne zrozumienie procesu.
- Jesteś w stanie opisać proces maksymalnie w 9 krokach: Przy większej liczbie kroków w procesie ta metoda nie pozwoli prawidłowo zwizualizować i zinterpretować otrzymanych wyników i obserwacji.
Kluczowe elementy SIPOC.
SIPOC składa się z pięciu kluczowych elementów, które tworzą ramy dla analizy procesu:
- Suppliers: Dostawcy to osoby, zespoły lub organizacje, które dostarczają wejścia do procesu. Dlatego mogą to być zarówno wewnętrzni pracownicy, jak i zewnętrzni dostawcy. Podsumowując identyfikacja dostawców jest kluczowa, ponieważ ich jakość i terminowość dostaw wpływają na cały proces.
- Inputs: Wsad to materiały, informacje lub inne zasoby, które są przetwarzane w ramach procesu. Na przykład mogą to być surowce, dane, dokumenty, narzędzia itp. Dlatego zrozumienie, jaki wsad jest potrzebny, pozwala na lepsze zarządzanie zasobami i minimalizację marnotrawstwa.
- Process: Proces to sekwencja działań, które przekształcają wejścia w wyjścia. W SIPOC proces jest zazwyczaj opisywany na wysokim poziomie, bez wchodzenia w szczegóły poszczególnych kroków. Ważne jest, aby zrozumieć główne etapy procesu i ich kolejność.
- Outputs: Produkty wykonanego procesu to usługi lub wyniki, które są jego rezultatem. Przykładowo mogą to być gotowe produkty, raporty, usługi dla klientów itp. Identyfikacja tego co wychodzi z procesu jako produkt pozwala na ocenę efektywności procesu i zgodności z wymaganiami klientów.
- Customers: Klienci to osoby lub zespoły, które otrzymują produkty danego procesu. Mogą to być zarówno wewnętrzni pracownicy, jak i zewnętrzni klienci. Zrozumienie, kto jest odbiorcą, pozwala na lepsze dostosowanie procesu do ich potrzeb i oczekiwań.
Podsumowując SIPOC jest prostym, ale potężnym narzędziem, które pozwala na szybkie zrozumienie i dokumentowanie kluczowych elementów procesu. W rezultacie dzięki temu można skuteczniej zarządzać procesami, identyfikować obszary do poprawy i komunikować zmiany w organizacji.
SIPOC jako metoda mapowania procesu – kroki tworzenia.
Tworzenie diagramu SIPOC to proces, który może usystematyzować Twoją wiedzę co dzieje się w procesie. Oto jak możesz to zrobić krok po kroku.
Przygotowanie:
- Zbierz zespół: Zacznij od zebrania interdyscyplinarnego zespołu, który ten proces wykonuje, dostarcza do niego wsad lub jest jego odbiorcą. Różnorodność perspektyw i ich zrozumienie to klucz do sukcesu! Czas potrzebny na zmapowanie jednego procesu nie powinien być dłuższy niż 2-3 godziny przy efektywnym prowadzeniu spotkania warsztatowego.
- Zdefiniuj proces: Określ początek i koniec procesu, który chcesz zmapować. To jak wyznaczanie granic na mapie co oznacza, że musisz wiedzieć, gdzie zaczynasz i gdzie kończysz.
Tworzenie mapy.
- Identyfikuj elementy: Teraz czas na najważniejszy punkt. Zacznij od P (Process) – wypisz do 9 głównych kroków procesu wraz z głównymi podprocesami. Uwzględnij punkty decyzyjne i ewentualne powroty w procesie. Następnie przejdź do O (Outputs) czyli co jest wynikiem danego działania (raport, dokument, półprodukt, informacja) i C (Customers) czyli kto otrzymuje produkt. Dlaczego? Bo to pomoże ci skupić się na tym, co naprawdę ważne dla klienta. Ale co istotne czy nasz output jest dla niego przydatny i taki jakiego oczekuje.
- Uzupełnij S i I: Teraz cofnij się do S (Suppliers) i I (Inputs). To jak odkrywanie korzeni drzewa – zobaczysz, skąd wszystko się bierze. Dostawcą może być osoba, zespół, ale też system informatyczny bądź inne narzędzie. Do wykonania działań w procesie może też być potrzebny wsad w postaci kilku elementów np. danych, dokumentów, półfabrykatów. Zwróć uwagę czy w zespole jest zgodność w zakresie kto i co dostarcza do danego kroku w procesie. Ważne jest też ustalenie czy są ustalone parametry jakościowe, ażeby wsad mógł trafić do procesu.
- Przeanalizuj i udoskonal: Przyjrzyj się swojemu diagramowi. Zwróć uwagę, że output w pierwszym kroku powinien być inputem w kroku następnym o ile nie jest w 100 % gotowym produktem co może się zdarzyć np. w zespołach controllingowych. Podobnie rzecz się ma z Customer i Supplier w krokach następujących po sobie. Jeśli jest inaczej przyjrzyj się temu dokładnie, może mamy niezdefiniowane bądź rozmyte role i odpowiedzialności w procesie. Czy teraz wszystko się zgadza? Czy czegoś nie brakuje? To czas na burzę mózgów i dopracowanie szczegółów.
Kolejnym etapem SIPOC może być bardziej szczegółowe wejście w proces i jego analiza, ale nie musi tak być. Nawet na bazie SIPOC często będziemy w stanie powiedzieć co w procesie nie gra i zaplanować wdrożenie co najmniej Quick Wins a czasami mapy stanu przyszłego. Poruszymy to zagadnienie w kolejnych artykułach.
Korzyści i ograniczenia SIPOC.
Jak każde narzędzie, SIPOC ma swoje mocne strony, ale też pewne ograniczenia. Przyjrzyjmy się im:
Korzyści:
- Szybki przegląd: SIPOC daje błyskawiczny obraz całego procesu na jednej stronie. Innymi słowy jest jak mapa Google dla twojego biznesu!
- Identyfikacja luk: Pomaga szybko zauważyć brakujące elementy lub niespójności w procesie.
- Wspólny język: Tworzy jednolite zrozumienie procesu wśród różnych działów i poziomów organizacji.
- Punkt wyjścia: Stanowi świetną podstawę do dalszych, bardziej szczegółowych analiz.
- Klarowność ról: Pomaga zrozumieć, kto jest za co odpowiedzialny w procesie, lub jakie mamy luki w tym zakresie.
Ograniczenia:
- Uproszczenie: SIPOC to przegląd z lotu ptaka, w rezultacie nie pokazuje wszystkich szczegółów procesu.
- Statyczność: Przedstawia proces w danym momencie co oznacza, że nie uwzględniając dynamicznych zmian.
- Brak miar: Nie zawiera informacji o czasie trwania poszczególnych etapów czy innych miernikach wydajności.
- Ograniczona szczegółowość: Dla bardziej złożonych procesów może być zbyt ogólny.
- Wymaga aktualizacji: Aby był użyteczny, musi być regularnie aktualizowany wraz ze zmianami w procesie.
Pamiętaj, SIPOC to świetne narzędzie do rozpoczęcia analizy procesu, ale to dopiero początek podróży. Używaj go mądrze jako punktu wyjścia do głębszych analiz i ciągłego doskonalenia. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej to tutaj oraz tutaj znajdziesz przykład praktycznego zastosowania tej metody.
Podsumowanie dwóch metod mapowania procesów.
Mapowanie procesów biznesowych to kluczowe narzędzie w arsenale każdego menedżera dążącego do optymalizacji działań organizacji. W tym artykule skupiliśmy się na dwóch głównych metodach: Value Stream Mapping (VSM) i SIPOC.
VSM okazuje się niezastąpione, gdy chcemy uzyskać całościowy obraz przepływu wartości w organizacji. Ta metoda pozwala na identyfikację marnotrawstwa i wąskich gardeł w całym łańcuchu procesów, od zamówienia do dostawy. Jest szczególnie skuteczna w przypadku złożonych procesów produkcyjnych lub usługowych, gdzie istnieje wiele etapów i zaangażowanych jest wiele działów.
Z kolei SIPOC sprawdza się doskonale jako narzędzie do szybkiego zrozumienia kluczowych elementów procesu na wysokim poziomie. W rezultacie jest idealne na początkowych etapach analizy, gdy potrzebujemy jasno zdefiniować granice procesu, jego uczestników i główne elementy.
Wybierając metodę mapowania, należy kierować się specyfiką organizacji i celem, jaki chcemy osiągnąć. Dlatego VSM będzie lepszym wyborem, gdy dążymy do głębokiej transformacji i eliminacji marnotrawstwa w całym strumieniu wartości. A SIPOC sprawdzi się, gdy, na przykład, potrzebujemy szybko zrozumieć i udokumentować proces przed jego szczegółową analizą.
Przede wszystkim niezależnie od wybranej metody, kluczowe jest zaangażowanie pracowników z różnych szczebli organizacji w proces mapowania. To nie tylko zapewni dokładność mapy, ale również zwiększy zrozumienie i akceptację dla późniejszych zmian.
Pamiętaj, że mapowanie to nie cel sam w sobie, ale środek do ciągłego doskonalenia. Regularne aktualizowanie map i wykorzystywanie ich jako podstawy do identyfikacji obszarów do poprawy powinno stać się stałym elementem kultury organizacyjnej.
Podsumowując, zarówno VSM, jak i SIPOC to narzędzia, które odpowiednio zastosowane, mogą przynieść organizacji znaczące korzyści w postaci zwiększonej efektywności, redukcji kosztów i poprawy satysfakcji klientów.
Jeżeli chcesz pogłębić swoją wiedzę na temat opisywanych w artykule metod poniżej znajdziesz linki do materiału na YouTube poruszające ten temat w sposób rozszerzony.
